Ce qu'il faut chercher chez un Employer of Record au Royaume-Uni en 2026

Les entreprises étrangères souhaitent souvent recruter au Royaume-Uni avant de s’engager à créer une filiale britannique. Un « employeur officiel » (Employer of Record, EOR) britannique peut offrir une solution pratique : l’entité locale de l’EOR conclut le contrat de travail, gère la paie et s’acquitte des obligations liées à l’emploi convenues, tandis que l’entreprise étrangère dirige le travail quotidien du salarié.

Cette commodité ne doit pas être confondue avec une élimination totale des risques. Un EOR peut simplifier la gestion des ressources humaines, mais il n’élimine pas automatiquement l’exposition fiscale de l’entreprise étrangère, le risque lié à l’établissement stable, les responsabilités en matière d’immigration, les obligations en matière de santé et de sécurité, ni la responsabilité découlant de ses propres décisions et de sa propre conduite.

La bonne question n’est donc pas simplement : « Ce prestataire peut-il inscrire quelqu’un sur sa liste de paie ? », mais bien : « Cet accord nous offre-t-il un moyen clair, conforme et viable sur le plan commercial de constituer notre équipe au Royaume-Uni ? »

Ce guide explique les éléments que les entreprises internationales doivent examiner lorsqu’elles comparent les services d’Employeur de référence au Royaume-Uni en 2026.

Points clés à retenir

• Identifiez l’employeur légal. Vérifiez le nom complet de l’entité employeuse britannique, qui gère le système PAYE et les retraites, et déterminez si une partie du service est sous-traitée.
• Ne partez pas du principe que tous les risques disparaissent. Le contrat doit répartir clairement les responsabilités, mais un EOR ne peut pas exonérer l’entreprise cliente de tous les risques légaux, fiscaux ou opérationnels auxquels elle est confrontée.
• Vérifiez les compétences en matière de paie. Pour l’année 2026/27, le taux standard des cotisations patronales de classe 1 à l’assurance nationale est de 15 % au-dessus du seuil secondaire applicable, sous réserve des règles et allègements spécifiques à chaque catégorie.
• Exigez un véritable accompagnement RH local. Un prestataire crédible doit être capable de gérer l’intégration, les absences, les congés familiaux, les réclamations, les performances, les mesures disciplinaires et les départs en s’appuyant sur une expertise spécifique au Royaume-Uni.
• Examinez le coût global. Comparez les dépôts, les marges de change, les coûts liés aux avantages sociaux, la gestion des dépenses, l’accompagnement à l’intégration, au départ et à la résiliation de contrat — et pas seulement les frais mensuels indiqués.
• Préparez-vous aux changements législatifs. D’importantes réformes entreront en vigueur en octobre 2026 et janvier 2027, notamment l’allongement des délais de recours devant les tribunaux du travail, le renforcement des obligations en matière de harcèlement et l’instauration d’une période d’ancienneté de six mois pour bénéficier de la protection contre le licenciement abusif ordinaire.
• Planifiez la sortie avant même que l’embauche ne commence. Convenez des modalités de transfert des salariés, des droits acquis, des données, des avantages sociaux et de la paie si l’entreprise venait à créer ultérieurement sa propre entité au Royaume-Uni.

Qu’est-ce qu’un « Employer of Record » (EOR) au Royaume-Uni ?

Dans un accord classique d’« employeur de référence » (EOR) au Royaume-Uni, l’entité britannique du prestataire emploie le salarié et est désignée dans le contrat de travail. L’EOR :

• émet un contrat de travail britannique et une fiche d’information écrite ;
• enregistre et rémunère le salarié via le système PAYE ;
• prélève l’impôt sur le revenu et les cotisations sociales de l’employé ;
• verse les cotisations patronales à la sécurité sociale et gère les obligations en matière de retraite ;
• gère les congés légaux et les rémunérations correspondantes ;
• tient à jour les dossiers du personnel ; et
• soutient les processus convenus en matière de ressources humaines et de départ des collaborateurs.

L’entreprise cliente reste généralement responsable du poste, des priorités, des objectifs, de l’encadrement et de l’orientation commerciale du salarié.

Cette structure peut s’avérer utile lorsqu’une entreprise :

• teste la demande avant de s’implanter au Royaume-Uni ;
• recrute son premier directeur commercial, directeur national ou spécialiste au Royaume-Uni ;
• attend que son entité britannique, son compte bancaire ou son service de paie soient opérationnels ;
• d'employer une petite équipe locale pour une phase initiale définie ; ou
• de centraliser la gestion des ressources humaines à l’international.

Un EOR est une solution d’emploi, mais il ne remplace pas une stratégie de marché, une analyse fiscale ou une bonne gestion.

Qu’est-ce qui a changé pour les employeurs britanniques en 2026 ?

Les connaissances juridiques d’un prestataire doivent être à jour et ne pas reposer sur un manuel rédigé il y a plusieurs années.Le calendrier de mise en œuvre de la loi sur les droits en matière d’emploi (Employment Rights Act) du gouvernement identifie plusieurs évolutions pertinentes pour les entreprises qui embauchent fin 2026.

Parmi les changements déjà en vigueur depuis le 6 avril 2026, on peut citer :

• l’indemnité légale de maladie, sans le seuil de rémunération antérieur ni la période d’attente ;
• un congé de paternité et un congé parental non rémunéré à compter du premier jour ; et
• des protections renforcées en matière de dénonciation des cas de harcèlement sexuel.

D'autres changements sont prévus, notamment :

• 1er octobre 2026 : le délai général pour introduire une plainte devant un tribunal du travail passe de trois à six mois, avec une date de début différente pour les plaintes pour rupture de contrat en Écosse ;
• 30 octobre 2026 : les employeurs doivent prendre « toutes les mesures raisonnables » pour prévenir le harcèlement sexuel et ne doivent pas tolérer le harcèlement par des tiers ; et
• 1er janvier 2027 : la période d’ancienneté requise pour bénéficier de la protection contre le licenciement abusif ordinaire passe de deux ans à six mois, et le plafond des indemnités compensatoires est supprimé.

Les protections existantes, applicables dès le premier jour, contre la discrimination et le licenciement automatiquement abusif continuent de s’appliquer. Ces réformes du droit du travail s’appliquent en Angleterre, en Écosse et au Pays de Galles ; l’Irlande du Nord dispose d’un cadre distinct.

Pour un acheteur de services EOR, cela pose un véritable défi pratique. Demandez au prestataire comment il a mis à jour ses contrats, ses politiques, ses directives à l’intention des responsables, ses mesures anti-harcèlement, ses évaluations de période d’essai et ses procédures de licenciement. Une vague assurance selon laquelle son service est «entièrement conforme» ne suffit pas.

Dix questions à poser à un prestataire EOR au Royaume-Uni

1. Quelle entité emploiera légalement le salarié ?

Obtenez la dénomination sociale complète de l’entité employeuse, son numéro d’enregistrement au registre des sociétés (Companies House) et son siège social. Vérifiez que cette même entité :

• signer le contrat de travail ;
• gérera le régime PAYE ;
• remplir ses obligations en matière de retraite d'entreprise ;
• souscrire les assurances requises ; et
• figurera sur les bulletins de paie et les documents réglementaires.

Demandez si le prestataire emploie directement les travailleurs ou s’il fait appel à un autre partenaire local. Un modèle de partenariat n’est pas automatiquement inadapté, mais chaque partie supplémentaire peut créer un maillon supplémentaire dans la chaîne. Vous devez savoir qui prend les décisions, qui détient les données des salariés et qui est responsable en cas de problème.

2. Comment les responsabilités sont-elles réparties entre l’EOR et le client ?

Le contrat de service doit établir une distinction claire entre :

• la gestion de l'employeur légal ;
• la supervision au quotidien ;
• la santé et la sécurité ;
• les frais et le matériel ;
• le temps de travail et l'autorisation des congés ;
• protection des données ;
• les décisions relatives aux performances et à la conduite ;
• les réclamations et le signalement d'irrégularités ;
• licenciement, licenciement économique et indemnités de départ ; et
• les réclamations, les indemnités et les assurances.

Examinez attentivement les exclusions et les plafonds de responsabilité. Déterminez notamment qui prend en charge les frais lorsqu’une réclamation résulte d’une instruction ou d’une décision prise par le client, et qui contrôle la défense ou le règlement d’un litige en matière d’emploi.

Évitez les prestataires qui vantent un « transfert complet de la responsabilité » sans en expliquer les limites. Les indemnités contractuelles peuvent répartir la responsabilité financière entre les parties, mais elles ne font pas disparaître les obligations juridiques, fiscales ou opérationnelles du client.

3. Le prestataire est-il en mesure de démontrer qu’il dispose de capacités précises en matière de gestion de la paie au Royaume-Uni ?

La gestion de la paie ne se limite pas à l’envoi d’un salaire net une fois par mois. Pour l’année fiscale 2026/27, le HMRC précise que le taux standard des cotisations patronales d’assurance nationale de classe 1 est de 15 % sur les revenus supérieurs au seuil secondaire annuel de 5 000 £, sous réserve des seuils, abattements et exonérations spécifiques à chaque catégorie.

Le prestataire doit également appliquer le code fiscal correct, la catégorie d’assurance nationale de l’employé et les retenues légales.

Renseignez-vous sur la manière dont l’EOR gère :

• les dates limites de paie et les modifications de dernière minute ;
• les primes, commissions et paiements liés aux actions ;
• les avantages imposables et la déclaration des avantages ;
• les frais et les indemnités kilométriques ;
• les paiements obligatoires ;
• nouveaux arrivants, départs, formulaires P45 et déclarations de fin d'année ;
• les modifications apportées aux fiches de paie et la correction des erreurs ; et
• questions des salariés.

Demandez un exemple chiffré détaillé indiquant le salaire, les cotisations patronales à l'assurance sociale, la retraite, les avantages sociaux, les frais de l'EOR, le traitement de la TVA le cas échéant et les éventuels frais de change. Cela est plus utile qu'un simple pourcentage global.

4. Comment sont gérées les retraites, les congés payés et les indemnités légales ?

En matière d’affiliation automatique, le minimum légal, calculé sur la base habituelle des revenus éligibles, correspond à une cotisation totale de 8 %, dont l’employeur doit prendre en charge au moins 3 %.

Pour l’année 2026/27, la fourchette des revenus éligibles s’étend de 6 240 £ à 50 270 £ et le seuil de revenu déclenchant l’affiliation automatique est fixé à 10 000 £. Les calculs de cotisation peuvent varier lorsqu’une base alternative certifiée est utilisée ; par conséquent, une « retraite à 3 % » ne doit jamais être présentée comme représentant 3 % du salaire total sans précision.

La plupart des salariés ont légalement droit à 5,6 semaines de congés payés par an, soit l’équivalent de 28 jours pour une personne travaillant cinq jours par semaine. Les jours fériés peuvent être inclus dans ces 28 jours.

L’organisme de retraite doit expliquer comment il évalue l’éligibilité à la retraite, gère les reports et les dérogations, calcule l’indemnité de congés payés, gère le report des jours non pris et administre les prestations familiales et les indemnités de maladie. Demandez qui surveille les modifications des taux légaux au cours de chaque année fiscale.

5. Dispose-t-on d’un service RH britannique expérimenté et accessible ?

Une assistance locale est essentielle lorsque la gestion des contrats de travail sort du cadre habituel. Renseignez-vous sur les personnes chargées de :

• l’intégration des nouveaux employés et les modifications de contrat ;
• les arrêts maladie et les absences de longue durée ;
• les demandes de flexibilité du temps de travail ;
• les congés familiaux ;
• des aménagements raisonnables ;
• les réclamations et les signalements d’irrégularités ;
• performance et période d'essai ;
• les enquêtes disciplinaires ;
• licenciement économique ; et
• le licenciement ou les négociations de règlement.

Demandez si le référent RH désigné est basé au Royaume-Uni, quelle est son expérience et quels sont les délais de réponse applicables. L’adhésion au CIPD peut être un indicateur positif, mais elle ne remplace pas des systèmes solides, des conseils juridiques appropriés et une gestion responsable des dossiers.

Pour les cas liés à la conduite et aux performances, les processus doivent refléter leCode de bonnes pratiques de l’Acas ( ). Une « gestion de départ conforme à l’Acas » est une promesse trop vague, car différentes voies de sortie nécessitent des procédures différentes.

6. Qui effectue les vérifications du droit au travail et gère les questions d’immigration ?

L’employeur doit effectuer unevérification du droit au travail conformément aux prescriptionsde l’ avant le début de l’emploi et conserver les justificatifs requis. Une autorisation à durée limitée peut nécessiter une vérification de suivi.

Demandez au prestataire :

• quelle méthode de vérification il utilisera ;
• qui examine les justificatifs ;
• comment les dossiers sont conservés ;
• comment les dates d’expiration sont contrôlées ; et
• s'il possède de l'expérience concernant le statut d'immigration concerné.

Ne partez pas du principe que tout employeur (EOR) peut parrainer un visa de travailleur qualifié. Le parrainage nécessite une licence de parrainage valide et le respect des obligations imposées par le Home Office. Le poste proposé et les conditions de travail doivent également être adaptés.

Il convient de s’en assurer avant de faire une offre à un candidat nécessitant un parrainage.

7. La protection des données et la sécurité de l’information sont-elles correctement prises en compte ?

Un EOR traite des informations sensibles concernant les salariés, la paie, la fiscalité, les retraites et, parfois, la santé. La conformité au RGPD britannique est donc une exigence opérationnelle, et non pas simplement un logo figurant sur une présentation commerciale.

Le contrat et la documentation relative au traitement des données doivent préciser :

• quelle partie agit en tant que responsable du traitement ou sous-traitant pour chaque flux de données ;
• où les informations sont hébergées et consultées ;
• si les données quittent le Royaume-Uni ;
• les mesures de protection mises en place pour les transferts internationaux ;
• les délais de conservation et de suppression ;
• les contrôles d'accès et les normes de sécurité ;
• les délais de notification des violations ; et
• la manière dont les demandes des personnes concernées sont traitées.

Vérifiez si l’entité employeuse a acquitté les frais de protection des données auprès de l’ICO lorsque cela est requis. L’enregistrement ou le paiement ne suffisent pas à eux seuls à démontrer une conformité totale au RGPD britannique.

8. Le prestataire dispose-t-il d’une assurance et d’une résilience financière appropriées ?

Au Royaume-Uni, les employeurs sont généralement tenus de souscrire une assurance « Employers’ Liability » d’un montant d’au moins 5 millions de livres sterling auprès d’un assureur agréé. Demandez le certificat en vigueur et vérifiez qu’il couvre l’effectif et les activités concernés.

Une assurance responsabilité civile professionnelle, une assurance contre les cyberrisques et une assurance responsabilité civile des dirigeants peuvent également être pertinentes, bien qu’elles ne constituent pas des exigences légales universelles. Vérifiez les limites de couverture, les exclusions et les franchises plutôt que de vous contenter de la mention « entièrement assuré » telle quelle.

Le prestataire recevra des fonds destinés aux salaires, aux impôts, aux retraites et aux dépenses. Demandez comment les fonds des clients sont gérés, quelles sont les dispositions prévues pour assurer la continuité du paiement des salaires et ce qui se passe si le prestataire ou l’un de ses sous-traitants devient insolvable.

9. L’EOR comprend-il les risques fiscaux et liés à l’établissement stable ?

Le recours à un prestataire EOR n’empêche pas, en soi, une entreprise étrangère de créer une présence imposable au Royaume-Uni.

Les directives du HMRC confirment qu’un établissement stable au Royaume-Uni peut résulter d’un lieu d’activité fixe ou, selon les circonstances, d’un agent dépendant. Les activités de l’employé, son pouvoir de négocier ou de conclure des contrats, son lieu de travail et le caractère permanent de l’accord peuvent tous être pris en compte.

L’EOR doit être conscient de cette limite et encourager le client à solliciter des conseils fiscaux appropriés. Méfiez-vous si un commercial affirme qu’un accord EOR « garantit l’absence d’établissement stable ». Ce n’est pas le cas.

Le même principe s’applique à la TVA, aux prix de transfert, à la résidence fiscale de l’entreprise et aux enregistrements spécifiques à certains secteurs : la structure d’emploi ne constitue qu’un élément parmi d’autres de l’évaluation.

10. Quel sera le coût du service et comment l’entreprise peut-elle mettre fin à l’accord ?

Comparez le coût total réel. Demandez un devis précisant :

• les frais mensuels liés à l’EOR ;
• les frais d’intégration et de mise en place ;
• les frais liés à la paie et aux bulletins de paie ;
• les dépôts ou réserves de garantie ;
• la gestion des retraites et des avantages sociaux ;
• traitement des dépenses ;
• méthodologie et marge de change ;
• modifications de contrats ;
• gestion des dossiers RH ;
• accompagnement en cas de départ et de licenciement ;
• conseils juridiques ;
• durées minimales et augmentations annuelles des prix ; et
• les coûts liés au transfert vers une entité britannique.

Planifiez la transition dès le début.

Le transfert des salariés d’un EOR vers la nouvelle entité britannique du client peut, dans certaines circonstances, relever du TUPE, mais il ne faut pas partir du principe que celui-ci s’applique automatiquement. Les parties peuvent au contraire avoir besoin d’un autre mécanisme de transfert convenu d’un commun accord.

Il convient de solliciter des conseils spécifiques à chaque cas concernant la continuité du service, les conditions contractuelles, les congés accumulés, les retraites, les avantages sociaux, les registres de paie, les clauses de non-concurrence et la consultation des salariés.

Matrice d’évaluation des prestataires EOR britanniques

Signaux d’alerte lors de la comparaison des prestataires EOR britanniques

Suspendre le processus si un prestataire :

• refuse d’identifier l’entité employeuse ;
• utilise la mention « agréé par le HMRC » ou une formulation similaire sans en expliquer la signification ;
• garantit l’élimination totale des risques juridiques ou fiscaux ;
• ne peut pas fournir de fiche de paie détaillée ni de calcul du coût total ;
• affirme qu’une cotisation de retraite de 3 % correspond toujours à 3 % du salaire total ;
• propose un parrainage pour l’obtention d’un visa sans avoir préalablement évalué le poste et les modalités d’emploi ;
• ne peut pas expliquer qui est en charge de la gestion d’un litige, d’un licenciement ou d’une réponse devant le tribunal ;
• dissimule les marges de change ou exige un acompte sans justification ;
• n’a pas de plan pour les changements en matière d’emploi prévus en octobre 2026 et janvier 2027 ; ou
• ne peut pas décrire comment les salariés seront transférés ultérieurement vers l’entité propre au client.

Quand une entreprise doit-elle passer d’un prestataire EOR à une entité britannique ?

Il n’existe pas de seuil universel en termes d’effectifs. La décision doit tenir compte des coûts, de la pérennité et de la substance opérationnelle.

Une filiale britannique peut s’avérer plus appropriée lorsque l’entreprise :

• prévoit une équipe locale stable et en pleine croissance ;
• a besoin de locaux, de licences ou de contrats avec des clients britanniques ;
• souhaite exercer un contrôle direct sur la gestion des salaires, des avantages sociaux et de l’expérience des salariés ;
• dispose de cadres supérieurs chargés de négocier ou de conclure des affaires au Royaume-Uni ;
• réalise un investissement à long terme sur ce marché ; ou
• constate que les frais récurrents liés à l'EOR dépassent le coût de la mise en place de sa propre infrastructure.

Un bon partenaire EOR doit être disposé à aider le client à se passer progressivement de ses services. Un prestataire qui complique délibérément le départ d’un client cherche avant tout à le fidéliser, et non à favoriser son expansion.

Comment Expandys facilite le recrutement et l’emploi au Royaume-Uni

Expandys aide les entreprises internationales à aligner leurs décisions de recrutement au Royaume-Uni sur leur stratégie globale d’entrée sur le marché.

Ce soutien peut notamment inclure :

• d'évaluer si une solution EOR, un accord d’employeur à l’étranger ou la création d’une entité au Royaume-Uni constitue la voie la plus appropriée ;
• la définition du poste et le recrutement de talents basés au Royaume-Uni ;
• la modélisation des salaires et des coûts salariaux globaux ;
• la coordination de l'emploi, de la paie, des retraites et de l'administration RH au Royaume-Uni via une structure EOR adaptée ;
• l'accompagnement de l'intégration et des besoins RH locaux au quotidien ; et
• planifier la transition opérationnelle vers une filiale britannique dédiée lorsque l’entreprise sera prête.

L’objectif ne se limite pas à inscrire un salarié sur la liste des salariés. Il s’agit de créer une structure d’emploi pratique qui favorise la réussite de la personne et le développement à long terme de l’entreprise au Royaume-Uni.

Foire aux questions

Le recours à un « Employer of Record » (EOR) est-il légal au Royaume-Uni ?

Un accord EOR peut constituer une structure d’emploi légale dès lors que l’entité employeuse britannique et les deux parties respectent les règles applicables en matière d’emploi, de paie, de fiscalité, de retraite, d’immigration et de protection des données.

Le terme « EOR » ne constitue pas en soi une preuve de conformité. L’entité sous-jacente, les contrats et les pratiques opérationnelles doivent être examinés.

Un EOR rend-il inutile la création d’une société au Royaume-Uni ?

Une société de services aux entreprises (EOR) peut employer du personnel alors même que le client ne dispose d'aucune filiale au Royaume-Uni, mais cela ne garantit pas pour autant que les activités du client soient exemptes de toute incidence fiscale, de tout risque lié à l'établissement stable, de toute obligation en matière de TVA ou de toute conséquence réglementaire au Royaume-Uni. Ces questions dépendent des circonstances.

Le modèle EOR direct est-il toujours préférable au modèle de partenariat ?

Pas nécessairement. Un modèle direct peut réduire les intermédiaires, tandis qu’un modèle de partenariat bien géré peut également fonctionner efficacement.

Les éléments importants à prendre en compte sont la transparence, une responsabilité clairement définie, une expertise locale adaptée et un contrat qui reflète la chaîne de prestation de services telle qu’elle existe réellement.

Un EOR britannique peut-il parrainer un visa de travail ?

Uniquement si l'entité employeuse détient la licence de parrainage appropriée et si le poste et les modalités de l'emploi sont conformes à la réglementation en matière d'immigration. Le parrainage ne doit jamais être présumé sur la seule base du service EOR.

Combien coûte un EOR au Royaume-Uni ?

Les prestataires peuvent facturer des frais mensuels fixes ou un pourcentage de la masse salariale.

Pour une comparaison pertinente, il faut prendre en compte le coût total, c'est-à-dire après avoir inclus les frais d'intégration, les dépôts, les frais de change, les avantages sociaux, les dépenses, la gestion des dossiers RH et les frais de résiliation.

Cet article fournit des informations générales à la date du 9 septembre 2026. Les implications en matière d’emploi, d’immigration et de fiscalité dépendent de la situation propre à chaque entreprise et à chaque recrutement. Il convient de solliciter l’avis d’un spécialiste si nécessaire.

Vous envisagez votre première embauche au Royaume-Uni ou la suivante ?

Contactez Expandys pour discuter de la structure de recrutement et d'emploi la mieux adaptée à votre expansion au Royaume-Uni.

Sources rédactionnelles

• HMRC : Taux et seuils applicables aux employeurs, 2026 à 2027
• Ministère des Affaires et du Commerce : calendrier de mise en œuvre de la loi sur les droits en matière d’emploi
• Autorité de régulation des retraites : Versement de cotisations à un régime de retraite
• Autorité de régulation des retraites : Seuils de rémunération pour 2026/27
• GOV.UK : Droit aux congés
• GOV.UK : Assurance responsabilité civile des employeurs
• Acas : Code de bonnes pratiques relatif aux procédures disciplinaires et de règlement des griefs
• Ministère de l’Intérieur : Guide à l’intention des employeurs sur les contrôles du droit au travail
• ICO : Frais liés à la protection des données
• HMRC : «Guide sur l'établissement stable au Royaume-Uni »